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セキュリティトラブルやコミュニケーション不足 実践者のアドバイスで、在宅勤務のお悩みを解決!

2014/08/18   更新:2018/11/30

シリーズ「目指せ!社員が輝く会社 社労士さんに聞く、これからの働き方」(1)在宅勤務 実践編

シリーズ「目指せ!社員が輝く会社 社労士さんに聞く、これからの働き方」(1)在宅勤務 実践編

実際に制度を活用している社長とスタッフに〝生の声〟をインタビュー!

今回は、在宅勤務の「基本編」に対応する「実践編」。実際に在宅ワーカーを活用している会社の社長やスタッフにインタビューし、うまく制度を活用するためのコツを伺う。今回取材したのは有限会社YPPの社長である五味渕のり子さんと、三人の在宅スタッフ。YPPは業務単位でスタッフと委託契約をしているため、形態としては個人事業主を活用するクラウドソーシングやSOHOエージェントに近い。だが、YPPは委託先である在宅ワーカーを長期的に育成しようとする意志が強く、セキュリティ対策やコミュニケーションの仕組み作り、ワークライフバランスを整えるフォロー体制など、在宅勤務制度を円滑に運用するためのノウハウが豊富に蓄積されている。「自社にも在宅勤務を取り入れたい、もっとうまく活用したい」と考えている方にもきっと参考になるはずだ。

五味渕のり子さん

Profile

五味渕 のり子 Gomibuchi Nori

立教大学卒業後、地方新聞社に入社し、広告の企画営業、イベント運営、営業マネージャーを経験。ITベンチャー、営業コンサルティング会社を経て、 2007年に有限会社YPPを設立。「一人でも多くの人に仕事の喜びを」との思いで、少しの時間なら働ける人に、少量の仕事を委託する事務代行会社を運営している。プライベートでは2005年8月に第一子を出産。自身も、家庭と仕事をうまく両立する働き方を探求中。

フルタイムでは働けない人たちを在宅で活用
イキイキ働く人を増やすことで社会貢献!

五味渕のり子さんが事務代行サービスの会社YPPを設立したのは2007年。前職でお世話になった先輩の会社に手伝いに行った際に、「経理や人事担当の社員がいない、小さな会社の経営者たちはみんな事務作業に時間をとられて困っている」ということに気付いたことが創業のきっかけだったという。当時は彼女自身も乳児の母親だったことから、自分の身近にいる「働きたいけど、フルタイムでは働けない」という人たちと、事務作業に煩わされている社長をマッチングさせる事務代行サービスを開始した。少量の事務作業を皆で分け合うことで、「少しの時間でも働くことで、社会と繋がっていたい」というスタッフの欲求を満たすと同時に、社長を事務作業から解放することに成功し、双方から喜ばれている。今では全国各地に400名近い登録スタッフがおり、海外在住のスタッフもいるとのこと。

YPPの業務内容の中心は経理事務。企業を訪問して振込処理を行ったり、伝票入力や給与計算を行ったりする仕事が依頼の中心だという。会計データの入力や毎日のメール対応など自宅でできる作業も多く、在宅での業務を希望するスタッフも多い。各スタッフの仕事の受注の流れとしては、スタッフがメーリングリスト等で紹介される仕事の中から興味のある業務に対して応募し、条件が合えば契約を交わす。成長意欲の高いスタッフには未経験の仕事も積極的に任せる方針のため、さまざまな分野のスキルを身につけるチャンスがある。自社で直接雇用する社員とは違って、「業務単位の一時的な付き合い」になりがちな登録型の業務で、このように長期的な視野をもってスタッフのキャリア形成に投資している会社は珍しい。そのことについて五味渕さんに伺うと「仕事のために人がいるのではなく、人のために仕事があるから」と話す。

gomibuchisan

「不慣れな未経験者に仕事を任せることは、効率が悪いように思えるかもしれません。教える時間や手間もかかります。ですがそのような過程を通してスタッフが鍛えられ、成長していきます。今は、定年退職後に第二の人生が始まると言われているくらい、平均寿命が長くなっていますよね。退職後に新しい仕事を始める方も多いと思います。でも、ひとつの会社で与えられる仕事だけをやっていると、会社の外の世界で生きていくことに苦労する人も出てくるかもしれません。就職が難しい代わりに在宅で複数の仕事を掛け持ちして主体的に働いていけば、自分で仕事を選択する力や新しい業務のやり方を吸収する柔軟性が養われます。将来どんな仕事に復帰しても、きっと生きてくるはず」と語る。

「その意味では、YPPに在籍することで得られる経験は多いと思います。多くの会社の多様な業務を請け負っているため、会計ソフトひとつをとっても、複数種類を使いこなせるようになります。また、仕事に必要なスキルは、仕事を通じて身につけるのが一番早いですから、実戦経験を積みながら自己研鑽してもらっています。そうやって自分の力を徐々に高めていけば、子育て終了期や定年退職の年齢になっても、仕事に困らないですよね。今は事情があってフルタイムで働けない環境だったとしても、出来る範囲でYPPの仕事を続けることで、一人ひとりの人生の選択肢を増やしてあげたいです」と五味渕さん。

在宅勤務を希望する主婦等を活用する会社の中には高額な登録料や研修費用を請求するところもある。だがYPPは、登録料はもちろん、セキュリティ対策などにかかる教育費用が基本的に不要(注・Webカメラなどは研修で必須なので購入してもらうこともあり)。そのうえ、五味渕さんからはスタッフに対する仲間意識や、業務を通して成長してほしいという熱意が伝わってくる。

五味渕さんは
「スタッフには、ときに自分の限界に挑戦してヒリヒリするような感覚を、仕事を通じて味わってほしいと思います。もちろん新しいことに挑戦するからには失敗することもあると思うけど、一生懸命チャレンジした結果からは学べることも多く、その教訓を糧に成長できるはず。もちろんお客様には完璧なものを納品できるように、こちらでチェック体制やフォロー体制は整えています。だからスタッフには、勇気をもって新しいことに挑戦してほしいと思います」と熱く語った。

五味渕さんが目指しているのは、育児や介護、病気や障害でフルタイム勤務できない人たちが、家にこもってウツウツとするのではなく、イキイキと誇りを持って働く社会。五味渕さんは「楽しく働く人が増えれば、社会もきっと明るくなるはず。一人でも多くの人に仕事の喜びを与えたい」と微笑む。

そんな五味渕さんの元で働く三人のスタッフに、在宅で働くメリットやデメリットなど本音の意見を伺った。

プライバシーマーク研修担当者に聞く「在宅スタッフのセキュリティ対策」

安達佳子さん

Profile

安達 佳子 Adachi Yoshiko

ソフトウェア開発会社に入社、6年間総務事務を担当。第一子妊娠を機に退職。現在は有限会社YPP にメンバー登録、完全在宅で作業をしている。現在は2児の母。

YPPはJIS Q 15001(個人情報保護マネジメントシステム 要求事項)に規定される管理策を適用しプライバシーマークを取得している。そのため、スタッフが個人情報を扱う業務を行う際には、必ず業務の前に一時間半の「プライバシーマーク研修(以下、Pマーク研修)」を受けることを義務づけている。

Pマーク研修は事務所のほか、GoogleのハングアウトなどのITサービスを使用し自宅でも受講可能。地方在住の安達佳子さんは自宅で子育てをしながら、在宅スタッフのPマーク研修の講師を担当している。前社での総務経験が長いため、もともとセキュリティ対策に関する意識が高いことと、話し好きなところが評価されて研修講師を任されたそうだ。在宅スタッフへの講習を、同じく在宅スタッフが担当しているところがYPPのユニークなところである。
現在は3名の在宅スタッフでPマークチームを組んで研修講師を担当している安達さんに「在宅スタッフのセキュリティ対策」として気をつけていることを伺った。

「在宅スタッフへセキュリティ管理を徹底することは、会社にいる人たちよりも難しいことだと思います。普段顔を合わせて仕事をしているわけではないのでセキュリティ対策をちゃんと行っているかどうか見えにくいということもありますし、小さなお子様がいる家庭では書類を破ったり何かをこぼして汚したりしてしまう可能性もあります。これらを防止するために大切なことは、研修を通して一人ひとりの意識を高めていくことだと思います。実際に正しい行動ができているかを確認するために、書類を入れて施錠した場所を写真に撮って提出してもらうこともあります」と話す。

研修は個人情報保護ガイドブックや、レジュメ、理解度テスト、チェック表などを使って進行する。「YPPがなぜPマークを取得することになったのか」という歴史から始まり、「過去にYPPで実際に起きたトラブル」、「在宅でよくある事故と対処法」など具体的なエピソードを交えて説明する。安達さんは、ときには「過去にこういうトラブルが起きたのですが、何が問題だったのでしょうか? どうすれば良かったと思いますか?」というような質問を投げかけて、受講者にも考えさせる研修を行っている。このような講習を通して「セキュリティ対策は他人事ではなく、自分の身近なトラブルを防ぐために大切なこと」だと実感させているようだ。

安達さんに在宅勤務を成功させるコツを伺うと、
「離れているからこそコミュニケーションを密に。自己判断で間違ったことをすると通常の会社よりも問題が大きくなる可能性があります。何かあったら、それが夜中であってもすぐに報告するのを徹底すること。YPPでは24時間社長に連絡可能な電話番号や、PCのトラブルに詳しいITコンサルタントへの連絡方法について研修時に伝えています。とにかく迷ったら聞くこと、何かあったら素早く連絡することが被害を最小に防ぐことにつながります」と話す。

YPPでは在宅スタッフの要望に応え、ノートPCや重要書類を収納し施錠できる「可愛いセキュリティボックス」も開発中とのこと。スタッフのセキュリティ対策について会社でしっかりと指導し管理体制を整えることで、会社の信用とスタッフが快適に仕事できる環境を守っているようだ。

責任ある仕事を在宅で行っていることに関して、安達さんは「YPPは地方や在宅であっても、やる気さえあれば積極的にチャンスを与えてくれる。やりがいを持って働いています」と語った。

どうする!? 子供の発熱、インフルエンザ…。急な欠勤に備えるYPPのフォロー体制

紫村瞳さん

Profile

紫村 瞳 Shimura Hitomi

5歳、4歳、2歳の子供を育てる3児の母。パソコンインストラクター、ブライダルスタイリスト、営業事務を経験し、出産を機に離職。3年間は専業主婦として家事育児に専念していたが徐々にまた働きたいという気持ちが強くなりYPPに登録。少しずつ業務量を増やしていき現在は早朝、平日の昼間、土日の夜中など育児とのバランスをとりながら日々の業務をこなしている。

在宅でインターネット環境を調査したり、資材の注文管理をしたりしている紫村さん。月に数回は車で店舗を訪問する仕事や、YPPサテライトオフィスとしてYPP社内の事務作業を担当することもあるという。そんな彼女は3人の幼子の母親。もし子供が熱を出してしまって、仕事ができない場合はどうするのだろうか? YPPのフォロー体制を聞いてみた。

「在宅なら基本的に子供が熱を出していても看病しながら仕事ができますが、それもできない場合や、出勤しなければいけない業務もあります。YPPでは、そんな場合に備えて、できる限り二人一組で仕事をするようにしています。ぜんぶの業務というわけではありませんが、たとえ分量的には一人でできる仕事であってもペアで担当することで、不測の事態があっても業務に支障が出ないようにしているんです。そのためには日頃から情報共有が欠かせません。自分が関わっている案件は、たとえ作業のない日でもメーリングリストなどで進捗状況が確認できるようになっています。いつ誰が業務を担当してもお客様に迷惑のかからない体制を整えることで、スタッフも安心して働くことができているんです」

と紫村さん。
「『この仕事は私しかできない』と思うと、つい無理してしまったり、頑張りすぎてしまったりしますよね。でも、YPPの場合は『○○さんにもできる』と思えるから、頼り合うことができるんです」とも話してくれた。

YPPは育児のために在宅で働いているスタッフが多いため、子育てという共通の経験がある仲間同士でチームを組むことも多いそうだ。バリバリ仕事のできる独身の方に仕事を代わってもらってばかりだと、「私は子どもがいるせいで迷惑をかけてしまっている」と引け目を感じることもあるだろうが、「子供が発熱? 私もそういう経験があるよ。大丈夫だよ」と励ましてくれる仲間と支え合えるなら、これほど心強いことはない。

ほかにも、SNSの「CHITCHAT!」を利用し、日常のコミュニケーションも気軽に行えるようにしているとのこと。紫村さんもよく雑談で気晴らしをしているという。

一般的には「在宅の仕事=孤独」というイメージがあるが、紫村さんはどう感じているのか、伺ってみた。
「私はサテライトスタッフという事もあり、比較的YPP事務所の方とコミュニケーションが取れているので、あまり孤独を感じることはありません。逆に、あまりコミュニケーションがとれていないと仕事の悩みを一人で抱えてしまったり、聞きたいことがすぐに聞けない環境にストレスを感じてしまったりするようです。YPPでは、そういう状況を早期に改善するためにインターネットの掲示板やチャットを導入して、スタッフが夜中でも相談できる環境を整えています。困ったことや悩みがあれば真剣に聞いてくれて、改善に繋げてくれるのがYPPの良いところだと思います」とのこと。

会社から離れて、一人で仕事をしているとスタッフは疎外感を感じやすい。仕事の悩みを相談できる相手がいなければ、ストレスが溜まって突然離職してしまうことにもなりかねない。YPPでは日頃からスタッフ間のコミュニケーションを促進することで、不安や悩みを素早く吸い上げて改善するサイクルを作っているようだ。

最後に、在宅で働くことに関して大切なことは何か、紫村さんに聞いてみた。彼女いわく、
「在宅勤務は自己管理が大切です。私の場合は昼間にやるべき仕事と、子供が寝てから夜中にやる仕事を区別しています。時間の調整がうまくいかないときは朝4時に起きて仕事することもあり、そのあたりの自己管理能力は問われると思います。でも、私は働いていることに生きがいを感じるタイプなので、毎日がとても充実しています。私の母は看護師だったのですが、私は働いている母の姿がすごく好きでした。だから、子供たちにも私の働く姿を見せたいのです。私のように、家族に自分の頑張りを見てもらいたいと思う方には在宅勤務はおすすすめだと思います」
と話してくれた。

もうすぐ4児のママになる中村さんに聞く
「在宅スタッフのワークライフバランス」

中村幸さん

Profile

中村 幸 Nakamura Yuki

大学卒業後、食品メーカーに入社。
入社1年目で地方に転勤。営業車にて自分の足で回る営業を4年経験後、本社に異動し、営業企画推進部にて商品の販売企画・推進に4年間携わる。
結婚を機に退社し、子供にも恵まれ子育てに追われる日々を送るが、第2子が1歳になる頃YPPと出会い、在宅ワークを始める。
1日1時間ほどの在宅作業から始め、数ヶ月間のYPP事務所勤務も経て、YPP3年目。
現在5歳、3歳、1歳の女の子の母で第4子を妊娠中のため、仕事量を調節しながら在宅ワークと子育てを両立している。

中村さんは、もうすぐ4児の母親になるYPPスタッフ。2児の子育て中にYPPに登録した。当初は事務所勤務がメインだったが、3人目の妊娠を機に在宅勤務中心の作業へと切り替えたという。中村さんに在宅スタッフのワークライフバランスについて伺った。

「私の場合は、優先順位としては『家族』が一番なんです。家事も育児も大切にしたいので、一日一時間程度の仕事量に調整しています」と中村さん。三人目の出産以降、五味渕さんに相談して、最適な仕事量に調節してもらっているそうだ。出産で定期的な業務が停滞しそうな場合はどうするのか聞いてみた。

中村さんは「三人目を出産するときには私が担当していた仕事は、お客様に迷惑がかからないように一旦すべてYPPが引き取って他の方へ引き継ぎしたんです。そうなると少し不安じゃないですか。もう仕事ができないのかなって。でも五味渕さんは『絶対仕事をなくすことはないから。何も心配しなくてもいいから、産むことだけに集中してね』と言ってくれました。実際に、産後3〜4ヶ月ほど経って体調が戻るにつれて、少しずつ仕事を任せてくれました」と話す。

現在は「時間給」でブログを書く仕事をいくつか受注しているという中村さん。在宅で仕事をしていると仕事が分断されやすいため、業務に専念するときにはストップウォッチを使用し、子供が泣いたときや家事をするときは計測を止めているという。今の働き方は家族にどう思われているのか聞いてみると、

「家庭を大切にしながら無理のない範囲で続けられているので、家族にも『今のライフスタイルに合っているね』と言われています。YPPは出産や育児にとても寛容で、妊娠したときも喜んでくれるのが嬉しいです。YPPではなく、会社勤務を続けていたら一人の子供を育てるだけで精一杯だったかもしれません」とのこと。

家族を大切にしながら、無理のないペースで働いていける環境に中村さんは満足しているようだ。細く長く会社と繋がりながら仕事ができていれば、子育てが落ち着いたころ本来の業務に戻るときにもスムーズに移行できるだろう。育児休業をしたり、育児を機に仕事を辞めてしまったりすると、育児期間がキャリアのブランクになってしまい、それが長期間に及ぶと復職するときの弊害になることがある。毎日少しずつでも会社と関わっていることは、優秀な社員のキャリアを分断させないためにも大切なことだ。

中村さんはYPPの魅力について、「子育て中の母親はもちろん、ダブルワークしたいサラリーマンや、定年退職した方などどんな方でも仕事に就くことができること。それと、それぞれの適性や環境、希望にあった仕事を任せてくれるところです。自分のペースを守り、仕事と家庭を両立させたい方にはぴったりだと思います」と話す。

今後の目標としては「YPPのブログ更新という業務を通して、スタッフ間の仲間意識を高めていき、積極的に意見を出し合ってYPPを良くしていくサイクルを作りたい」と希望を語った。

まとめ

在宅スタッフへの取材中何度も、ポジティブな文脈の中で「五味渕さん」の名前を聞いた。社長とスタッフが普段から顔を合わせる機会が少なく、距離的に離れていても信頼関係は築けるという証のように思えた。また「YPPは他との会社とは違う」という発言も3人から聞けた。やはりその違いは「人を大切にする経営」が根底にあるからこその違いだと思う。効率やスピード重視の世の中だが、スタッフ一人ひとりの個性を大切にし、その人にあった就業環境を整えることのできる会社が、労働力人口が先細りしていくこれからの時代にも生き残っていくことができるのかもしれない。
多様な人材を活躍させることのできる「在宅勤務制度」、御社でもぜひ導入を検討してみてはいかがだろうか?

☆☆

参考:
シリーズ「目指せ!社員が輝く会社 社労士さんに聞く、これからの働き方」(1)在宅勤務 基本編
育児・介護離職、障害者雇用、大規模災害……。経営者の「困った!」を在宅勤務制度で解決!

☆☆

取材・文・撮影/三原 明日香(安達さん、紫村さん、中村さんの写真はご本人の提供)

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